Legalización de Libros

¿Qué entidades deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

Como norma general y conforme al artículo 25 del Código de Comercio todos los empresarios.
Los sujetos obligados a su inscripción en el Registro Mercantil conforme al artículo 81 del RRM.
Los empresarios individuales aunque no tengan la obligación de su inscripción en el Registro Mercantil.
Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica como por ejemplo la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.
Las Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.
Las Herencias Yacentes.
Las Cooperativas de ámbito estatal.
Las Comunidades de Propietarios.

¿Qué libros obligatorios debe de legalizar el empresario?

Los libros indicados en el artículo 25 del Código de Comercio, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro de Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales.
El libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, artículo 26 del Código de Comercio y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil.
El libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedad Anónima y el libro de Registro de Socios en el caso de Sociedad Limitada conforme a lo dispuesto en el artículo 27.3 del Código de Comercio.
El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal conforme al artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.
El libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca, artículo 251 del Reglamento del Registro Mercantil.
Y cualesquier otro que se lleve por los empresarios en el ámbito de su actividad, artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil.

Obligatoriedad de presentación telemática.

Conforme al artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.

¿Qué plazo legal tiene el empresario para legalizar sus libros?

La legalización de todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberá cumplimentarse en soporte electrónico. La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Como indica el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil y Conforme al artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Fecha de inicio de legalización telemática obligatoria.

No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.

Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

Legalización de libros contables en entidades no inscritas.

Para legalizar los libros de entidades no inscritas deben acompañar al fichero ZIP de los libros copia de impuesto de actividades económicas y del CIF en formato PDF, dichos ficheros deberán añadirse o bien desde la plataforma de presentación telemática desde la opción “Añadir archivo” o desde el programa legalia desde la opción “Añadir complemento” que aparecerá si iniciamos la presentación telemática desde el propio legalia.

Primera legalización de un libro, existiendo anteriores legalizados en blanco.

Deberá aportar certificación expedida por las personas con facultad certificante Art. 109 R.R.M. debidamente firmada acreditando el cierre del anterior.

Los modelos de certificación de cierre de libros son los siguientes:

La citada certificación o cualquier otro documento que deba acompañar a la solicitud (acta notarial de extravío, denuncia, etc.), se incorpora al envío desde la plataforma de remisión telemática o desde el programa legalia (como documento adjunto).

Rectificación de libros ya legalizados.

Al efectuar la presentación telemática, deberá adjuntarse en formato PDF una certificación debidamente sellada y firmada por el representante legal de la empresa, en la que se explique que se trata de una sustitución, por qué se realiza y el número de entrada, asiento de presentación y fecha de legalización de los libros que sustituye. El número de orden de los libros rectificado será el siguiente al último legalizado de su misma clase.

Programa Legalia para la Legalización de Libros

Para realizar la legalización de libros de cualquier ejercicio, hay que descargar el programa Legalia.

El programa y manual pueden ser descargados desde la propia página del Colegio de Registradores pinchado Aquí.

Honorarios

Puede descargar el importe de los honorarios según los libros a presentar.