Libros


- I M P O R T A N T E -

 

Artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización

Legalización de libros.

1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

 

2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

 

3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.



Legalización de Libros.


¿Que entidades deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

1.- Toda clase de sociedades mercantiles (siempre que estén inscritas en este registro). - Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica. Ley de  Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones. 

2.- Los comerciantes individuales, aunque no estuvieren inscritos en el Registro Mercantil (dado que para ellos la inscripción es potestativa) cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas en el régimen de estimación directa, deberán llevar su contabilidad según el Código de comercio (artículo 67 Reglamento del IRPF).


No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:


1.- Los profesionales.

2.- Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.

3.- Las Comunidades de Bienes.

4.- Las Herencias Yacentes.


¿Qué libros se pueden legalizar en el Registro Mercantil?


1.- El de Inventario y Cuentas Anuales

2.- El Diario

3.- El de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad

4.- El libro registro de socios o de acciones nominativas

5.- El libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad

6.- Así mismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

Legalización de libros de entidades no inscritas

En el envío telemático debe adjuntarse un fichero en formato PDF con la tarjeta de N.I.F. o la copia del Impuesto de Actividades Económicas.

 
Libros de Actas

Según Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización expone:

Libros de Actas encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013.Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.

Respecto de las sociedades constituidas a partir de la entrada en vigor de la Ley deberán legalizar sus libros de actas telemáticamente. (Modelo del certificado de cierre de Libros de actas legalizados, al final de esta página.)


Para la primera legalización telemática de cualquier libro, el empresario que ya tuviese legalizado con anterioridad otros libros de la misma clase en soporte papel y en blanco, deberá acompañar al envío telemático un escrito en archivo PDF que se copiará en el envío telemático correspondiente al programa LEGALIA, firmado por el que tenga la facultad certificante de la sociedad declarando, bien que se ha procedido al cierre del libro anterior inutilizando las hojas en blanco, bien que se han cumplimentado todas las hojas de las que constaba dicho libro.

En el caso de sustracción se incorporaría la correspondiente denuncia y en el caso de extravío o destrucción se incorporará la correspondiente acta notarial para garantizar el cumplimiento del art 106 RRM y el seguimiento del control de legalización sucesiva de los libros.

Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libro de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual y celebradas a partir del 29 de septiembre de 2013 cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

 
Libro de Socios y de acciones nominativas


Los libros de Registro de Socios o Acciones Nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.

A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.

En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar el libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva.

Respecto de las sociedades constituidas a partir de la entrada en vigor de la Ley deberán legalizar sus libros de socios o de acciones nominativas telemáticamente.

Para la primera legalización telemática de cualquier libro, el empresario que ya tuviese legalizado con anterioridad otros libros de la misma clase en soporte papel y en blanco, deberá acompañar al envío telemático un escrito en archivo PDF que se copiará en el envío telemático correspondiente al programa LEGALIA, firmado por el que tenga la facultad certificante de la sociedad declarando, bien que se ha procedido al cierre del libro anterior inutilizando las hojas en blanco, bien que se han cumplimentado todas las hojas de las que constaba dicho libro.

En el caso de sustracción se incorporaría la correspondiente denuncia y en el caso de extravío o destrucción se incorporará la correspondiente acta notarial para garantizar el cumplimiento del art 106 RRM y el seguimiento del control de legalización sucesiva de los libros.

 
Rectificación de los libros ya legalizados

Al efectuar la presentación telemática, deberá adjuntarse en formato PDF un archivo con la rectificación debidamente sellada y firmada por el representante legal de la empresa, en la que se explique que se trata de una subsanación, por qué se realiza y el número de entrada, asiento de presentación y fecha de legalización de los libros que sustituye.


¿Qué plazo hay para presentar los libros a legalizar?

Los libros obligatorios deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. 


Presentación telemática:

Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores (abonarse), disponer de firma electrónica(SCR, FNMT, ACA, Firma Profesional, CATCERT, ANCERT, DNIe, etc …) y generar los libros con el programa LEGALIA (descarga).


La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa legalia .


Para soporte del programa legalia puede dirigirse al teléfono  902734375 Para cualquier duda en la presentación telemática de  libros contables puede dirigirse al teléfono de ayuda 902201200.



VER IMPORTE PROVISIONES de Libros.

Certificado de cierre de Libros de actas legalizados -